Analisis Sistem

A. Definisi Analisis Sistem

Analisis sistem adalah penguraian dari suatu sistem informasi yang utuh ke dalam bagian-bagian komponennya dengan maksud untuk mengidentifikasikan dan mengevaluasi permasalahan-permasalahan, kesempatan-kesempatan, hambatan-hambatan yang terjadi dan kebutuhan-kebutuhan yang diharapkan sehingga dapat diusulkan perbaikan-perbaikannya.

Atau secara lebih mudahnya, analisis sistem adalah penelitian atas sistem yang telah ada dengan tujuan untuk merancang sistem yang baru atau diperbarui. Tahap analisis sistem ini merupakan tahap yang sangat kritis dan sangat penting, karena kesalahan di dalam tahap ini akan menyebabkan juga kesalahan di tahap selanjutnya. Tugas utama analis sistem dalam tahap ini adalah menemukan kelemahan-kelemahan dari sistem yang berjalan sehingga dapat diusulkan perbaikannya.

B. Teknik Pengumpulan Data

Hal pertama dalam analisis sistem adalah melakukan pengumpulan data. Ada beberapa teknik pengumpulan data yang sering dilakukan yaitu sebagai berikut :

1.        Teknik Wawancara

Pengumpulan data dengan menggunakan wawancara mempunyai beberapa keuntungan sebagai berikut :

a.         Lebih mudak dalam menggali bagian sistem mana yang dianggap baik dan bagian mana yang dianggap kurang baik.

b.        Jika ada bagian tertentu yang menurut anda kurang digali lebih dalam, anda langsung menyatakan kepada narasumber.

c.         Dapat menggali kebutuhan user secara lebih luas.

d.        User dapat mengungkapkan kebutuhannya secara lebih bebas.

Selain mempunyai beberapa kelebihan tersebut, teknik wawancara juga mempunyai beberapa kelemahan. Berikut ini adalah beberapa kelemahan dari teknik wawancara :

a.         Wawancara akan sulit dilakukan jika narasumber kurang dapat mengngkapkan kebutuhannya.

b.        Pertanyaan dapat menjadi tidak terarah, terlalu fokus pada hal-hal tertentu dan mengabaikan bagian lainnya.

Berikut ini adalah beberapa panduan dalam melakukan kegiatan wawancara agar memperoleh data yang diharapkan.

a.         Buatlah jadwal wawancara dengan narasumber dan beritahukan maksud dan tujuan wawancara.

b.        Buatlah panduan wawancara yang akan anda jadikan arahan agar pertanyaan dapat fokus kepada hal-hal yang dibutuhkan.

c.         Gunakan pertanyaan jelas dan mudah dipahami.

d.        Cobalah untuk menggali mengenai kelebihan dan kekurangan sistem yang telah berjalan sebelumnya.

e.         Anda boleh berimprovisasi dengan mencoba menggali bagian-bagian tertentu yang menurut Anda penting.

2.        Teknik Observasi

Pengumpulan data dengan menggunakan observasi mempunyai keuntungan yaitu :

a.         Analisis dapat melihat langsung bagaimana sistem lama berjalan.

b.        Mampu menghasilkan gambaran lebih baik jika dibandingkan dengan teknik lainnya.

Sedangkan kelemahan dengan menggunakan teknik observasi adalah sebagai berikut :

a.         Membutuhan waktu cukup lama karena jika observasi waktunya sangat terbatas maka gambaran sistem secara keseluruhan akan sulit diperoleh.

b.        Orang-orang yang sedang diamati biasanya perilakunya akan berbeda dengan perilaku sehari-hari (cenderung berusaha terlihat baik). Hal ini akan menyebabkan gambaran yang diperoleh selama observasi akan berbeda dengan perilaku sehari-hari.

c.         Dapat menggangu pekerjaan orang-orang pada bagian yang sedang diamati.

Berikut ini adalah beberapa petunjuk untuk melakukan observasi yaitu sebagai berikut :

a.         Tentukan hal-hal apa saja yang akan diobservasi agar kegiatan observasi menghasilkan sesuai dengan yang diharapkan.

b.        Mintalah izin kepada orang-orang yang berwenang pada bagian yang akan diobservasi.

c.         Berusaha sedikit mungkin agar tidak menggangu pekerjaan orang lain.

d.        Jika ada yang Anda tidak mengerti, cobalah bertanya. Jangan membuat asumsi sendiri.

3.        Teknik Kuisioner

Pengumpulan data dengan menggunakan kuisioner mempunyai keuntungan yaitu sebagai berikut :

a.         Hasilnya lebih objektif, karena kuisioner dapat dilakukan kepada orang banyak sekaligus.

b.        Waktunya lebih singkat.

Sedangkan kelemahan pengumpulan data dengan menggunakan kuisioner adalah sebagai berikut :

a.         Responden cenderung malas untuk mengisi kuisioner.

b.        Sulit untuk membuat pertanyaan yang singkat, jelas, dan mudah dipahami.

Berikut ini adalah beberapa cara yang dapat dilakukan untuk membuat kuisioner menghasilkan data yang baik yaitu sebagai berikut :

a.         Hindari pertanyaan isian, lebih baik pilihan ganda, karena responden biasanya malas untuk menulis banyak, dan jika reponden menuliskan sesuatu sering kali susah untuk dipahami. Dan juga dengan pertanyaan pilihan ganda, akan memudahkan Anda untuk melakukan rekapitulasi data hasil kuisioner.

b.        Buatlah pertanyaan yang tidak terlalu banyak.

c.         Buatlah pertanyaan singkat, padat, dan jelas.

C. Jenis Kebutuhan

Kebutuhan (requirement) yang dikumpulkan dengan menggunakan wawancara observasi, kuisioner atau gabungan dari ketiga hal tersebut dapat dikelompokkan menjadi beberapa kategori sebagai berikut (tidak semua kebutuhan ini harus ada) :

1.        Functional Requirement

Kebutuhan yang terkait dengan fungsi produk, misalnya sistem informasi harus mampu mencetak laporan, sistem informasi harus mampu menampilkan grafik dan lain-lain.

2.        Development Requirement

Kebutuhan yang terkait tools untuk pengembangan sistem informasi baik perangkat keras maupun perangkat lunak. Misalnya sistem informasi dikembangkan dengan menggunakan alat bantu Eclipse untuk pengembangan dan start UML untuk permodelan.

3.        Deplayment Requirement

Kebutuhan terkait dengan lingkungan di mana sistem informasi akan digunakan baik perangkat lunak maupun perangkat keras. Contoh kebutuhan ini misalnya sistem informasi harus mampu berjalan pada server dengan spesifikasi perangkat keras memory 4.